POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Bienvenido a Flórez y lozano abogados

Somos una plataforma de servicios profesionales jurídico Contamos con una plataforma web a través de la cual podrá conocernos y acceder a nuestros servicios https://www.florezlozanoabogados.com/ quien en adelante se denominará “PLATAFORMA FOREZ & LOANO ABOGADOS, PLATAFORMA O SERVICIO”.

Usted y todas las personas que hagan uso de la PLATAFORMA, habiéndose o no registrado, se denominarán en este documento USUARIO(S). El USUARIO que usa y contrata con FLOREZ & LOZANO ABOGADOS debe conocer y aceptar los siguientes Términos y Condiciones de Uso y las Políticas de Privacidad (en adelante los “TÉRMINOS” o “CONTRATOS”).

Con la cual se da garantía al compromiso con el tratamiento de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y terceros, en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales. Lo anterior se da en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 recogida en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que le sean concordantes, por las cuales se establecieron disposiciones generales para la protección de los datos personales, en desarrollo de los derechos fundamentales establecidos por la Constitución Política Nacional, especialmente el derecho a la intimidad de las personas, artículo 15, y el derecho a la información habeas data, artículo 20. Tal como se detalla a continuación:

La Constitución Política de Colombia establece en su Artículo 15 el derecho de protección de datos personales como “[…] el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas […]”. La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 desarrolló este derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, reglamentado por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).

Objeto de la política:

Reconocer a FLOREZ & LOZANO ABOGADOS su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales y a partir de allí definir la Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales, en adelante la “Política”, que contenga los lineamientos generales para la adecuada recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, protección y supresión de la información que se reciba de los titulares de datos personales o de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus operaciones administrativas, operativas y comerciales.

Esta Política de Tratamiento de Datos se aplicará a todas las bases de datos, ya sean físicas o digitales, que contengan datos personales y que sean gestionadas por FLOREZ & LOZANO ABOGADOS en calidad de responsable del tratamiento. También se aplicará en situaciones en las que FLOREZ & LOZANO ABOGADOS actúe como encargada del tratamiento de datos personales.

Tiene como objetivo proporcionar a los interesados la información necesaria y completa sobre los distintos tratamientos y propósitos para los cuales se utilizarán sus datos. Además, asegura que los titulares de los datos estén informados sobre los derechos que pueden ejercer frente a FLOREZ & LOZANO ABOGADOS en su papel de responsable del tratamiento de sus datos personales.

Conceptos de Ley aplicables:

Para dar cumplimiento con el ordenamiento vigente se han adoptado los siguientes conceptos de la Ley 1581 de 2012, los cuales contribuyen con a dar alcance, interpretación y significado, y por tanto serán desarrollados y aplicados de forma integral como lo establece la normatividad.

i. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

ii. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

iii. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o documentos físicos en archivos, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.

iv. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

v. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

vi. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

vii. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento de Datos Personales.

viii. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Quien, para efectos de la presente Política, el responsable será FLOREZ & LOZANO ABOGADOS.

ix. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y las Personas Jurídicas, sea que estos ostenten la calidad de clientes, empleados, proveedores u otra clase de denominación frente a la empresa.

x. Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

xi. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.

xii. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios rectores aplicables en la política:

• Principio de Legalidad en el Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos debe cumplir con lo dispuesto en la Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, así como con los decretos reglamentarios y otras normativas pertinentes.

• Principio de Finalidad: El tratamiento de datos debe perseguir un propósito legítimo conforme a la Constitución y la ley, y este propósito debe ser comunicado al titular de los datos.

• Principio de Libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser recolectados ni divulgados sin la autorización previa del titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que dispense el consentimiento.

• Principio de Veracidad o Calidad: Los datos sometidos a tratamiento deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados, verificables y comprensibles. Está prohibido tratar datos que sean parciales, incompletos, fragmentados o que puedan inducir a error.

• Principio de Transparencia: Se debe garantizar que el titular de los datos pueda obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de sus datos del responsable o encargado del tratamiento.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento debe cumplir con las limitaciones establecidas por la naturaleza de los datos personales y la normativa legal y constitucional. Solo las personas autorizadas por el titular o por la ley pueden llevar a cabo el tratamiento.

• Principio de Disponibilidad Restringida: Los datos personales, excepto la información pública, no deben estar disponibles en Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que el acceso esté controlado técnicamente para asegurar que solo los titulares o terceros autorizados puedan consultarlos.

• Principio de Seguridad: Los datos personales deben ser manejados con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para protegerlos contra alteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados o fraudulentos.

• Principio de Confidencialidad: Todos los que participen en el tratamiento de datos personales deben garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con el tratamiento. Solo se podrá divulgar datos cuando esté permitido por la ley y en los términos establecidos. FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se compromete a manejar los datos personales con total confidencialidad, usándolos únicamente para las finalidades especificadas, siempre que no haya oposición por parte del titular.

• Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán solo por el tiempo necesario para cumplir con los objetivos del tratamiento, siguiendo las normativas aplicables y considerando aspectos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos. Los datos se mantendrán si es necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento, se procederá a su eliminación.

• Interpretación Integral de los Derechos Constitucionales: Los derechos deben interpretarse en equilibrio con el derecho a la información previsto en el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia y otras normas aplicables.

• Principio de Necesidad: Los datos personales deben ser los estrictamente necesarios para alcanzar las finalidades previstas en la base de datos.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y con las autorizaciones proporcionadas por los titulares de la información, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS llevará a cabo actividades relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o eliminación de datos. Este tratamiento se realizará exclusivamente para los fines autorizados en esta política y en las autorizaciones específicas otorgadas por el titular, así como cuando exista una obligación legal o contractual.

Derechos y deberes que le asisten al titular de la información:

a) Derechos

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y corregir: Puede acceder a sus datos personales y solicitar su actualización o corrección frente a FLOREZ & LOZANO ABOGADOS, que actúa como responsable del tratamiento. Este derecho incluye la posibilidad de corregir datos que sean parciales, inexactos, incompletos, fragmentados, que puedan inducir a error, o cuya recolección o uso esté prohibido o no autorizado.

2. Consultar sin costo: Tiene el derecho de consultar gratuitamente sus datos personales al menos una vez al mes, así como cada vez que haya cambios significativos en las Políticas de Tratamiento de Datos.

3. Solicitar prueba de autorización: Puede pedir una prueba de la autorización dada a FLOREZ & LOZANO ABOGADOS salvo en casos donde la ley permita el tratamiento sin requerir dicha autorización.

4. Recibir información sobre el uso de datos: Puede solicitar información sobre cómo FLOREZ & LOZANO ABOGADOS ha utilizado sus datos personales.

5. Presentar quejas: Tiene el derecho de presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio por cualquier infracción a la Ley 1581 de 2012 y sus normas relacionadas.

6. Revocar autorización y solicitar supresión: Puede revocar su autorización para el tratamiento y solicitar la eliminación de sus datos si el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías establecidos por la Constitución y la ley.

b) Legitimación para el Ejercicio de los Derechos del Titular

Los derechos de los titulares pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

1. El titular: Debe demostrar su identidad mediante los métodos que FLOREZ & LOZANO ABOGADOS pone a su disposición.

2. Los herederos del titular: En casos de fallecimiento o incapacidad del titular, los herederos deberán acreditar su calidad como tales.

3. El representante y/o apoderado del titular: Puede actuar en nombre del titular siempre que haya presentado la documentación que acredite la representación o el poder correspondiente.

4. Por estipulación a favor de otro: También pueden ejercer los derechos quienes hayan sido designados para ello por el titular, de acuerdo con los términos establecidos.

c) deberes:

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de ésta. FLOREZ & LOZANO ABOGADOS no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

Transferencia y transmisión de datos personales

FLOREZ & LOZANO ABOGADOS podrá transferir y transmitir datos personales a terceros con los que mantenga relaciones operativas, siempre que estos proporcionen servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa o que respondan a relaciones contractuales, jurídicas y operativas habituales en el desarrollo de sus negocios. En estos casos, se implementarán las medidas necesarias para garantizar que las entidades receptoras de los datos personales cumplan con la presente Política de Tratamiento de Datos y con los principios de protección de datos personales establecidos por la ley.

En cualquier situación en la que FLOREZ & LOZANO ABOGADOS transfiera datos a uno o más encargados del tratamiento, ya sea dentro o fuera del territorio colombiano, se establecerán cláusulas contractuales que informen sobre esta circunstancia.

Deberes de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS:

· Asegurar al titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en todo momento.

· Solicitar y conservar una copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos.

· Informar claramente al titular sobre el propósito de la recolección de datos y los derechos que le corresponden en virtud de la autorización concedida.

· Respetar las medidas de seguridad y privacidad aplicables a la información del titular.

· Limitar el acceso a la información exclusivamente a las personas autorizadas para ello.

· Mantener la información bajo condiciones de seguridad adecuadas para prevenir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Notificar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación de los códigos de seguridad y riesgos en la gestión de la información del titular.

· Asegurar que la información sea precisa, completa, exacta, actualizada, verificable y comprensible.

· Informar al titular, a solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

· Actualizar la información conforme a las novedades recibidas dentro de los 5 días hábiles posteriores a su recepción, y adoptar todas las medidas necesarias para mantener la información actualizada.

· Tramitar de manera eficiente las consultas y reclamos presentados por los titulares.

· Registrar en la base de datos la nota "reclamo en trámite" dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción completa del reclamo.

· Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar las modificaciones pertinentes.

· Cumplir con los requerimientos e instrucciones emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el tratamiento de datos.

· Identificar y señalar cuando la información está siendo disputada por el titular.

· Insertar la nota "información en discusión judicial" en la base de datos una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales que afecten la calidad del dato personal.

· Abstenerse de divulgar información que esté siendo disputada por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

· Utilizar únicamente datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado según lo establecido en las leyes.

· Cumplir con todas las demás disposiciones establecidas por la ley.

Aviso de Privacidad y la Respectiva Autorización para el Tratamiento de Datos Personales:

Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad es el documento, ya sea en formato físico, electrónico o cualquier otro medio, que se proporciona al titular de los datos personales cuando no es posible entregar la política de privacidad directamente. Este aviso informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos, cómo acceder a ellas y las características del tratamiento que se dará a sus datos personales.

Para asegurar que la autorización cubra todos los aspectos necesarios para el ejercicio adecuado de los derechos del titular, el aviso de privacidad de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS debe incluir la siguiente información:

• Razón social y datos de contacto: La identificación completa de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS y sus datos de contacto.

• Tratamiento y finalidad: Descripción del tratamiento que se realizará sobre los datos y su propósito.

• Derechos del titular: Información sobre los derechos que asisten al titular de los datos.

• Acceso a la política: Mecanismos disponibles para que el titular conozca la política de tratamiento de datos.

• Carácter facultativo: La naturaleza opcional de responder a preguntas sobre datos sensibles.

• Autorización: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación de datos personales por parte de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. FLOREZ & LOZANO ABOGADOS como responsable del tratamiento, implementa mecanismos para obtener y verificar dicha autorización.

a) Forma y Mecanismos para Otorgar la Autorización:

La autorización debe solicitarse, como máximo, al momento de la recolección de los datos personales. Esta autorización puede ser documentada en formato físico, electrónico o cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. El consentimiento puede ser otorgado por el titular de las siguientes maneras: (i) por escrito, (ii) de manera oral, o (iii) mediante acciones claras que demuestren de forma razonable la autorización. El silencio no se considerará una forma válida de autorización.

Los formatos y textos de autorización serán proporcionados por FLOREZ & LOZANO ABOGADOS antes del tratamiento de los datos personales, en conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Para que el titular tome decisiones informadas sobre el uso de sus datos, los formatos y textos de autorización incluirán:

• Identificación, dirección física o electrónica, y teléfono del responsable del tratamiento.

• Referencia a la política de tratamiento de datos personales y su ubicación en la web institucional.

• Detalle de los datos personales que se recopilan.

• Propósito de la recopilación de datos personales.

• Procedimiento para ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de datos.

• Indicación del carácter opcional de proporcionar datos sensibles.

Este procedimiento de autorización garantiza que el titular esté informado sobre la recolección y uso de sus datos para fines específicos y conocidos, y que pueda conocer cualquier modificación en el uso de estos datos.

b) Prueba de la Autorización:

Las áreas responsables del tratamiento en FLOREZ & LOZANO ABOGADOS deben implementar medidas para mantener registros detallados sobre cómo y cuándo se obtuvo la autorización del titular para el tratamiento de sus datos. Estos registros se conservarán en formatos físicos o digitales según el modo de adquisición de la autorización, para garantizar el derecho a la privacidad del titular, de acuerdo con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013.

c) Excepciones a la Autorización:

No se requiere la autorización del titular en los siguientes casos:

• Información solicitada por entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de emergencia médica o sanitaria.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines tributarios, históricos, contables, estadísticos, laborales o financieros.

• Datos relacionados con la identidad o el Registro Civil de las personas.

• Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales:

Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales recolectados por FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se llevará a cabo conforme a lo establecido en su Política de Tratamiento de Datos y permanecerá en vigor mientras persista la finalidad para la cual fueron recolectados. Entre las actividades relacionadas con el tratamiento de datos, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS podrá:

1. Asignar Encargados del Tratamiento: Designar a uno o varios encargados para el tratamiento de los datos personales.

2. Transferir y Transmitir Datos: Transferir y/o transmitir los datos personales a empresas del mismo grupo empresarial, incluyendo matrices, filiales o subsidiarias, así como a terceros nacionales o internacionales, sean personas jurídicas o naturales. Esto se aplicará incluso en países donde las normativas de protección de datos no sean equivalentes a las nacionales.

3. Proporcionar Datos a Terceros: Entregar datos personales a agentes, subcontratistas y otros terceros necesarios para cumplir con los propósitos descritos a continuación.

4. Revelar Información a Autoridades: Divulgar información cuando sea requerido por autoridades competentes mediante órdenes administrativas o judiciales.

En general, los datos personales serán tratados para fines precontractuales, contractuales, post-contractuales, y en las relaciones comerciales, civiles y laborales vinculadas al objeto social de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS. El manejo de datos puede incluir propósitos comerciales, atención al cliente, mercadeo, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, administración de recursos, otorgamiento de beneficios y mantenimiento de la seguridad dentro de la empresa.

Categorías de Datos y Finalidades del Tratamiento:

1. Datos de Recursos Humanos:

   • Aspirantes y Trabajadores: FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se compromete a gestionar adecuadamente los datos recolectados durante los procesos de selección y gestión de personal, con el propósito de:

     • Tomar decisiones sobre reclutamiento y selección.

     • Realizar evaluaciones y verificar referencias.

     • Conformar el archivo de aspirantes y mantener comunicación durante el proceso.

     • Realizar exámenes y evaluaciones psicométricas o médicas para determinar la aptitud.

     • Implementar medidas para prevenir actividades ilícitas y validar condiciones y experiencia.

     • Monitorear la relación laboral y asegurar el cumplimiento de obligaciones legales.

     • Realizar informes de desempeño y mantener expedientes individuales.

     • Controlar la seguridad y acceso a las instalaciones.

     • Consultar antecedentes disciplinarios y realizar auditorías.

2. Datos de Contratistas:

   • En el marco de la relación civil con contratistas, se solicitarán los datos necesarios para la elaboración del contrato y cumplimiento de la relación contractual, incluyendo:

     • Cumplimiento de obligaciones contractuales.

     • Estudios estadísticos y evaluaciones de gestión.

     • Procesos de pago y registro contable.

     • Reportes a autoridades y medidas de prevención de actividades ilícitas.

3. Datos de Visitantes:

   • Los datos personales de los visitantes de las oficinas principales se recolectarán para:

     • Registrar ingresos y egresos.

     • Controlar la seguridad y acceso a las instalaciones.

     • Asegurar el cumplimiento de las normas de bioseguridad.

4. Datos de Proveedores:

   • En las relaciones comerciales con proveedores, se solicitarán los documentos necesarios para gestionar dicha relación, con el objetivo de:

     • Cumplir con obligaciones contractuales.

     • Realizar estudios estadísticos y evaluaciones.

     • Gestionar pagos y mantener registros.

     • Reportar a autoridades y prevenir actividades ilícitas.

5. Datos de Clientes:

   • En el contexto de la comercialización de bienes y servicios, se recolectarán datos para:

     • Informar a los usuarios sobre pedidos y despachos.

     • Gestionar peticiones, quejas y reclamaciones.

     • Implementar estrategias comerciales personalizadas.

     • Enviar promociones e información sobre productos.

     • Compartir datos con terceros para fines comerciales relacionados con el objeto social.

6. Tratamiento de Imágenes de Vigilancia:

   • FLOREZ & LOZANO ABOGADOS utilizará circuitos de vigilancia para grabar imágenes del personal y visitantes con fines de seguridad y para investigación en caso de incidentes. La autorización para el tratamiento de imágenes se obtendrá mediante señales visibles en las áreas de videovigilancia.

Tratamiento de Datos Sensibles:

Los datos sensibles, que afectan la intimidad del titular y cuyo uso indebido pueden causar discriminación, incluyen información sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual y datos biométricos.

FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de datos sensibles y solo los utilizará con consentimiento expreso del titular, asegurando las siguientes acciones:

• Informar al titular que la autorización para datos sensibles es opcional.

• En casos de incapacidad del titular, solicitar autorización a los representantes legales si el tratamiento es necesario para proteger intereses vitales.

• Informar explícitamente al titular sobre los datos sensibles y la finalidad del tratamiento.

• Obtener consentimiento expreso para el tratamiento de datos sensibles.

• No condicionar servicios a la provisión de datos sensibles.

Procedimientos de Acceso, Consulta, de Peticiones, Quejas y Reclamos PQRS:

Responsable del Cumplimiento de la Política

FLOREZ & LOZANO ABOGADOS ha designado al Coordinador de Servicio al Cliente como la persona responsable de asegurar el cumplimiento de esta política dentro de la empresa. Este coordinador está disponible para atender peticiones, quejas y reclamos de los titulares de datos y está facultado para gestionar, junto con las áreas correspondientes, las actualizaciones, correcciones y/o supresiones de datos personales según sea necesario.

a) Derecho de Acceso y Consultas

El titular de la información tiene el derecho de acceder y conocer si sus datos personales están siendo tratados, así como los detalles y condiciones del tratamiento.

i. Inclusión de Datos: El titular puede añadir nuevos datos a su perfil para reflejar una imagen completa de su información.

ii. Actualización de Datos: El titular puede solicitar la actualización de la información para asegurar que los datos reflejen la realidad, conforme al principio de veracidad.

Para garantizar este derecho, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se compromete a:

• Confirmar la existencia del tratamiento de los datos personales.

• Permitir el acceso a los datos personales en posesión de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS.

• Informar sobre las finalidades del tratamiento de los datos.

Para ejercer este derecho, se requerirá la acreditación previa de la identidad del titular o de su representante. Una vez validada esta identidad, se proporcionará el detalle de los datos personales de forma gratuita a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo.

b) Derecho de Reclamo

Los titulares o personas autorizadas bajo esta política que consideren que la información en las bases de datos de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS necesita corrección, actualización o eliminación, o que detecten un incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de esta política, pueden presentar un reclamo. Este será tramitado por el Coordinador de Servicio al Cliente de acuerdo con el procedimiento descrito a continuación.

c) Derecho de Supresión de Datos

El titular tiene el derecho de solicitar la eliminación de sus datos personales en los siguientes casos:

a) Cuando considere que los datos no están siendo tratados conforme a los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

b) Cuando los datos ya no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Cuando se haya superado el periodo necesario para cumplir con la finalidad de los datos.

En todo caso, el titular podrá solicitar:

i. Exclusión o Supresión: El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales de una base, ya sea por uso indebido comprobado o por mera voluntad de excluir información.

ii. Libertad de Autorización: El derecho de decidir si autoriza el tratamiento de sus datos personales.

La supresión implica la eliminación de la información personal según la solicitud del titular. Sin embargo, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS no procederá con la eliminación de datos y la revocación de la solicitud no será válida en los siguientes casos:

• Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• Si la eliminación de los datos obstaculiza procedimientos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones fiscales, investigación de delitos, o sanciones administrativas.

• Cuando los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicos del titular, para acciones de interés público o para cumplir con obligaciones legales del titular.

Si procede la supresión de datos, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS llevará a cabo el proceso de manera que la información no pueda ser recuperada.

Procedimiento para Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes pueden acceder a la información contenida en las bases de datos de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS a través de los siguientes canales:

• Correo Electrónico: Enviar solicitudes a florezylozanoabogados@gmail.com, las cuales deben incluir documentos que prueben la identidad del titular.

• Presencial: Realizar solicitudes en la sede principal ubicada en CRA 35a # 15b – 35 Edificio Prisma oficina 606, Medellín. Las peticiones deben estar dirigidas al Coordinador de Servicio al Cliente, quien gestionará quejas, consultas y reclamaciones, y escalará el caso a Gerencia si es necesario.

El documento presentado debe incluir:

• Nombre del titular o representante, junto con una copia del documento que acredite esta calidad.

• Petición clara respecto a la información que se desea consultar.

• Dirección para notificaciones (física o electrónica).

Las solicitudes de acceso y consulta serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible cumplir con este plazo, se informará al interesado antes de que expire el término de diez días, indicando las razones de la demora y la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no debe superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

Procedimiento para Quejas y Reclamaciones

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus representantes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o que haya un incumplimiento de la norma, pueden solicitar las modificaciones pertinentes.

La solicitud debe contener:

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos que originan el reclamo.

• Dirección para notificaciones (física o electrónica).

• Documentos de soporte para la solicitud.

Las solicitudes para modificar o suprimir datos pueden presentarse a través de los medios y canales mencionados anteriormente. Si faltan documentos, se requerirá al solicitante que los aporte dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción. Si no se presenta la información solicitada en un plazo de dos (2) meses, se considerará que el reclamante ha desistido.

Si FLOREZ & LOZANO ABOGADOS recibe un reclamo sobre información que no maneja, se trasladará al responsable correspondiente dentro de un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.

Al recibir el reclamo completo, se registrará en la base de datos con una leyenda de "reclamo en trámite" y la razón, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo.

El plazo máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles desde la recepción. Si no se puede cumplir dentro de este plazo, se informará al interesado antes de que expire el término, con las razones de la demora y la nueva fecha de resolución, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles adicionales.

Procedimiento de Supresión de Datos

El titular tiene el derecho de solicitar a FLOREZ & LOZANO ABOGADOS la eliminación de sus datos personales en las siguientes circunstancias:

a) Cuando considere que los datos no cumplen con los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.

b) Cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Cuando se haya superado el periodo requerido para cumplir con el propósito de los datos.

Esta solicitud implica la eliminación de los datos personales de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros y bases de datos. Sin embargo, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS no llevará a cabo la eliminación en los siguientes casos:

• Cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• Si la eliminación impide el cumplimiento de obligaciones legales, judiciales o administrativas.

• Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicos del titular, para realizar acciones de interés público, o para cumplir con obligaciones legales del titular.

Si procede la eliminación de datos, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS asegurará que la información sea eliminada de manera irreversible.

Para ejercer este derecho, las solicitudes pueden ser enviadas a través de correo electrónico o entregadas directamente en las oficinas administrativas de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS, dirigidas al Coordinador de Servicio al Cliente.

Acciones de Seguridad Para la Protección de Datos Personales:

FLOREZ & LOZANO ABOGADOS implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas cumplirán con los requisitos mínimos establecidos por la legislación vigente y se evaluarán periódicamente para asegurar su efectividad. No obstante, FLOREZ & LOZANO ABOGADOS no será responsable en caso de violaciones a sus sistemas de seguridad causadas por fuerza mayor o eventos fortuitos.

Actualización de Política:

FLOREZ & LOZANO ABOGADOS se reserva el derecho de actualizar, modificar o enmendar esta Política a su discreción. Cualquier cambio realizado se reflejará en la fecha de actualización de la Política, y dichos cambios serán efectivos a partir de la fecha de dicha actualización.

Vigencia de la Política:

Esta Política entrará en vigor a partir de su publicación el 28 de febrero del 2026.

Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de FLOREZ & LOZANO ABOGADOS.